Ada Aturan Baru, Perusahaan Disarankan Upgrade ke Sistem Pengupahan Canggih

AKURAT.CO Di tengah berbagai regulasi yang terus berkembang, salah satunya regulasi terkait upah karyawan. Diperbaruinya aturan membuat tantangan dalam pemberian upah dan pengaturan pembayaran upah di perusahaan juga terbarukan.

Oleh sebab itu, agar tetap kondusif, perusahaan diharapkan untuk melakukan upgrade sistem pengupahan dengan cepat salah satunya melalui payroll software guna menjamin perhitungan gaji yang otomatis, akurat, dan sesuai aturan (seperti UMP, lembur, potongan BPJS & pajak).

Apa saja yang mengalami pembaruan dalam sistem pengupahan di Indonesia? Simak selengkapnya!

1. Penetapan Upah Minimum Provinsi (UMP) dan formula baru

Kementerian Ketenagakerjaan masih menggunakan formula dalam PP No. 51/2023 untuk menentukan UMP 2025, yang melibatkan variabel inflasi, pertumbuhan ekonomi, dan indeks pengupahan provinsi, dengan keputusan final diambil gubernur pada November 2024 dan diumumkan September 2024.

Namun, pada November 2024, Menaker menyatakan formula ini tidak lagi digunakan sebagai acuan utama penyesuaian upah untuk tahun 2025, seiring putusan Mahkamah Konstitusi terkait UU Cipta Kerja.

Hal ini menciptakan ketidakpastian bagi perusahaan, yang kini harus memantau secara intensif pengumuman resmi (tanggal dan nilai UMP) dari tiap provinsi.

2. Regulasi Jaminan Kehilangan Pekerjaan (JKP) & Kecelakaan Kerja (JKK)

Melalui PP No. 6 Tahun 2025, manfaat JKP naik signifikan: dana tunai hingga 60% dari upah terakhir selama masa enam bulan pasca‑PHK, dengan batas atas Rp 5 juta. Perubahan ini mulai berlaku sejak 7 Februari 2025.

Komposisi iuran juga baru: total 0,36% dari gaji (0,22% pemerintah, 0,14% dari iuran JKK). Persyaratan klaim kini lebih longgar cukup menjalani iuran 12 bulan dalam 24 bulan sebelumnya; urutan tidak harus berturut‑turut, kontrak jangka pendek (PKWT) atau pekerja yang tidak terdaftar di BPJS Kesehatan.

Namun demikian, sejumlah catatan muncul: regulasi ini masih cenderung berpihak pada pekerja formal dan belum menjangkau pekerja.

Selain itu, ada batasan klaim: maksimal 3 kali seumur hidup dengan jeda 5 tahun antar-klaim. Untuk JKK, iuran diberikan diskon hingga 50% untuk sektor padat karya hingga Juli 2025.

3. Kompleksitas sistem pengupahan dan pengaruhnya ke operasional

Perusahaan kini menghadapi banyak variabel baru dalam sistem pengupahan, mulai dari perhitungan UMP provinsi, lembur (dengan berbagai skema tarif hari kerja/hari libur), jaminan sosial (JKK, JKP, JKM, JHT), hingga pemotongan pajak (PPh 21).

Semua harus diperhitungkan secara simultan agar tidak keluar dari koridor regulasi.

Celakanya, skema klaim JKP misalnya menuntut integrasi antara data payroll, klaim PHK, dan lalu disinkronkan dengan BPJS serta DJP lewat file electronic reporting.

Tanpa payroll software, beban admin HR & compliance naik drastis keamanan data, risiko human error, dan evaluasi audit menjadi tantangan besar.

4. Tantangan kepatuhan, risiko finansial, dan gasangka sanksi

Ketidakpatuhan terhadap UMP, iuran BPJS, atau aturan pajak bisa menimbulkan risiko besar: dari teguran, denda administratif, hingga pencabutan izin operasional.

Misalnya, tunggakan iuran JKP atau JKK akibat tidak terdaftarnya pekerja, seperti yang ditemukan di laporan BPJS Watch. Selain itu, ketahanan dana BPJS Ketenagakerjaan juga mulai terkikis dalam menghadapi lonjakan klaim, sehingga potensi penyesuaian kembali regulasi makin tinggi.

5. Beban HR & penyediaan kapasitas SDM

HR non‑teknis yang masih bergantung spreadsheet akan kewalahan. Mereka harus memahami mekanisme rumus baru, menyusun parameter payroll, serta mengikuti pelatihan perihal regulasi.

Di tengah ketatnya sumber daya manusia, yang efisien adalah perusahaan menyerahkan peran ini ke penyedia payroll software atau outsourcing, sehingga risiko compliance dapat diminimalisir.

Perubahan regulasi di 2025 termasuk formula UMP, manfaat JKP 60% selama 6 bulan, iuran baru JKK & JKP, serta diskon sektor padat karya menuntut perusahaan untuk benar-benar menerapkan payroll software canggih.

Tanpa ini, risiko salah hitung, administrasi berantakan, atau bahkan sanksi hukum akan sulit dihindari.

Sebagai strategi jangka panjang, migrasi ke sistem gaji digital bukan hanya mengurangi beban HR, tapi juga menopang kepatuhan regulasi dan keberlangsungan bisnis di era modern.