Bagaimana Cara Mengatur Prioritas ketika Memiliki Banyak Tugas? Ini 7 Langkahnya

AKURAT.CO Pernah merasa baru mulai bekerja, tetapi daftar tugas sudah terasa tidak ada habisnya? Satu pekerjaan belum selesai, email mulai berdatangan, sementara tenggat waktu tugas lainnya semakin dekat. Kondisi ini bisa membuat seseorang bingung menentukan apa yang harus dikerjakan terlebih dahulu hingga akhirnya justru menunda semuanya.

Cara mengatur prioritas pekerjaan dapat dimulai dengan mencatat seluruh tugas, memilahnya berdasarkan kepentingan dan urgensi, memeriksa tenggat waktu, serta memperkirakan waktu dan usaha yang dibutuhkan. Setelah itu, susun jadwal yang realistis, fokus pada satu pekerjaan dalam satu waktu, dan evaluasi kembali urutan tugas jika muncul kebutuhan mendadak.

Bagaimana Cara Mengatur Prioritas ketika Memiliki Banyak Tugas?

Mengatur prioritas bukan sekadar membuat daftar pekerjaan dari yang paling mudah hingga paling sulit. Kamu perlu mengetahui tugas mana yang memiliki konsekuensi terbesar jika terlambat, pekerjaan mana yang dapat dijadwalkan, serta aktivitas apa yang sebenarnya tidak perlu dilakukan.

Ada tujuh langkah yang bisa diterapkan untuk mengelola banyak pekerjaan sekaligus:

1. Catat seluruh tugas dalam satu daftar agar tidak ada pekerjaan yang terlupakan.

2. Kelompokkan tugas berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensinya menggunakan Matriks Eisenhower.

3. Periksa tenggat waktu dan konsekuensi jika pekerjaan terlambat diselesaikan.

4. Perkirakan durasi, tingkat kesulitan, dan energi yang diperlukan.

5. Dahulukan pekerjaan yang paling penting sesuai kondisi dan tenggat waktu.

6. Kurangi gangguan dan fokus menyelesaikan satu tugas pada satu waktu.

7. Evaluasi daftar pekerjaan secara berkala ketika ada perubahan situasi.

Ketujuh langkah tersebut membantu kamu membuat keputusan berdasarkan kondisi nyata, bukan sekadar perasaan bahwa semua pekerjaan harus segera diselesaikan.

Baca Juga: Cara Menjawab Alasan Memilih Jurusan Kuliah Saat Interview Kerja dengan Meyakinkan

Baca Juga: Cara Menjawab Kenapa Anda Ingin Bekerja di Perusahaan Ini dengan Meyakinkan

1. Catat Semua Pekerjaan agar Tidak Ada yang Terlewat

Langkah pertama dalam menentukan prioritas tugas adalah mengumpulkan seluruh pekerjaan yang harus diselesaikan. Jangan hanya mengandalkan ingatan karena tugas kecil yang terlupakan bisa berubah menjadi masalah ketika tenggat waktunya tiba.

Tuliskan semua pekerjaan dalam satu daftar, mulai dari tugas utama, rapat, membalas email, menyelesaikan laporan, hingga urusan pribadi yang memiliki batas waktu tertentu. Jika suatu pekerjaan terdiri atas beberapa tahapan, pecah menjadi tugas yang lebih spesifik agar lebih mudah diperkirakan waktu pengerjaannya.

Sebagai contoh, tugas "menyiapkan presentasi" dapat dipecah menjadi mengumpulkan data, menyusun materi, membuat slide, dan berlatih menyampaikan presentasi. Pembagian ini membantu kamu mengetahui pekerjaan mana yang harus dimulai lebih dahulu dan berapa banyak waktu yang perlu dialokasikan.

Setelah semua tugas tercatat, jangan langsung mengerjakannya secara berurutan. Daftar tersebut merupakan bahan untuk menentukan prioritas, bukan urutan pengerjaan yang sudah final.

2. Gunakan Matriks Eisenhower untuk Menentukan Prioritas

Matriks Eisenhower merupakan metode untuk mengelompokkan pekerjaan berdasarkan dua aspek, yaitu kepentingan dan urgensi. Metode ini membantu membedakan tugas yang harus segera diselesaikan dengan pekerjaan yang sebenarnya penting, tetapi masih memiliki waktu untuk direncanakan.

Matriks ini membagi pekerjaan ke dalam empat kategori.

Penting dan mendesak: kerjakan segera

Kategori pertama mencakup pekerjaan penting yang membutuhkan tindakan secepatnya. Biasanya, tugas tersebut memiliki tenggat waktu dekat atau konsekuensi serius apabila terlambat.

Contohnya adalah menyelesaikan laporan yang harus dikirim hari ini, memperbaiki kesalahan dalam dokumen yang segera dipresentasikan, atau menyiapkan materi untuk pertemuan penting yang berlangsung beberapa jam lagi.

Pekerjaan dalam kategori ini perlu menjadi prioritas utama. Namun, pastikan urgensinya memang nyata, bukan hanya karena ada orang lain yang terus mengingatkan atau mengirim pesan.

Penting tetapi tidak mendesak: jadwalkan

Kategori kedua berisi pekerjaan yang memberikan manfaat jangka panjang, tetapi tidak harus diselesaikan saat itu juga. Contohnya adalah mengikuti pelatihan, berolahraga, mengembangkan keterampilan, merencanakan proyek, dan mengevaluasi target pekerjaan.

Tugas seperti ini sering kali tertunda karena tidak memiliki tenggat waktu yang dekat. Padahal, jika terus diabaikan, pekerjaan tersebut dapat menimbulkan masalah yang lebih besar di kemudian hari.

Solusinya adalah menentukan waktu pengerjaan secara spesifik. Misalnya, kamu dapat menjadwalkan evaluasi proyek setiap Jumat sore atau menyediakan 30 menit setiap pagi untuk mempelajari keterampilan baru.

Tidak penting tetapi mendesak: delegasikan jika memungkinkan

Kategori ketiga mencakup pekerjaan yang perlu segera ditangani, tetapi tidak harus dilakukan sendiri oleh orang yang sedang menyusun prioritas.

Contohnya adalah mengirim dokumen, mengatur kebutuhan rapat, atau menyelesaikan urusan administratif rutin yang bisa ditangani rekan kerja sesuai kewenangan mereka.

Delegasi bukan berarti melepaskan tanggung jawab begitu saja. Pastikan orang yang menerima tugas memiliki informasi, kemampuan, dan waktu yang cukup untuk menyelesaikannya.

Jika tidak ada orang yang dapat membantu, sederhanakan prosesnya atau alokasikan waktu khusus agar pekerjaan tersebut tidak mengganggu tugas utama.

Tidak penting dan tidak mendesak: hilangkan atau batasi

Kategori keempat mencakup aktivitas yang tidak memberikan manfaat berarti dan tidak memiliki tenggat waktu yang perlu diperhatikan.

Contohnya adalah memeriksa media sosial berulang kali tanpa tujuan, membuka notifikasi yang tidak relevan, atau mengikuti diskusi yang tidak berhubungan dengan pekerjaan.

Aktivitas tersebut tidak selalu harus dihapus sepenuhnya. Kamu bisa membatasinya agar tidak menghabiskan waktu yang seharusnya digunakan untuk pekerjaan penting.

Kunci penggunaan Matriks Eisenhower adalah menilai setiap tugas secara objektif. Pekerjaan yang terlihat sibuk belum tentu penting, sedangkan pekerjaan yang tidak mendesak justru bisa menentukan keberhasilan dalam jangka panjang.

3. Periksa Deadline, Dampak, dan Konsekuensi Setiap Tugas

Setelah mengelompokkan tugas berdasarkan Matriks Eisenhower, periksa tenggat waktu masing-masing pekerjaan. Deadline membantu menentukan kapan suatu tugas harus selesai, tetapi tanggal penyelesaian bukan satu-satunya faktor yang perlu dipertimbangkan.

Bayangkan kamu memiliki dua tugas. Pertama, membalas email rutin yang harus ditanggapi sebelum sore. Kedua, menyelesaikan laporan yang menjadi dasar keputusan tim pada rapat esok pagi.

Meskipun keduanya memiliki tenggat waktu, laporan tersebut mungkin membutuhkan perhatian lebih besar karena dampaknya terhadap pekerjaan orang lain lebih luas. Email rutin bisa ditangani setelahnya jika masih memiliki cukup waktu sebelum batas pengiriman.

Untuk menentukan urutan pengerjaan, pertimbangkan tiga pertanyaan berikut:

• Apa konsekuensinya jika tugas ini terlambat?

• Apakah ada orang atau pekerjaan lain yang bergantung pada hasilnya?

• Berapa banyak waktu tersisa sebelum tenggat waktu?

Jawaban atas pertanyaan tersebut membantu membedakan pekerjaan yang benar-benar mendesak dengan pekerjaan yang hanya terasa mendesak.

Jika beberapa tugas memiliki deadline berdekatan, perhatikan pula waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan. Tugas yang diperkirakan memerlukan tiga jam tentu perlu dimulai lebih awal dibandingkan tugas yang bisa diselesaikan dalam 15 menit, terutama jika keduanya harus selesai pada hari yang sama.

4. Gunakan Prinsip Pareto 80/20 untuk Memilih Pekerjaan Berdampak Besar

Prinsip Pareto 80/20 merupakan pendekatan yang menyatakan bahwa dalam banyak situasi, sebagian kecil faktor dapat berkontribusi terhadap sebagian besar hasil. Dalam konteks pekerjaan, prinsip ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi aktivitas yang memberikan manfaat paling besar.

Namun, rasio 80/20 tidak selalu berlaku secara persis pada setiap pekerjaan. Prinsip tersebut lebih tepat digunakan sebagai pengingat untuk mencari aktivitas yang paling berpengaruh terhadap target utama.

Misalnya, seorang penulis memiliki tugas memperbaiki artikel dengan trafik organik yang menurun, menulis artikel baru, merapikan arsip dokumen, dan menghadiri rapat rutin. Jika perbaikan artikel menjadi target utama tim dan memiliki tenggat waktu, pekerjaan tersebut mungkin perlu diprioritaskan karena dampaknya lebih besar terhadap hasil yang diharapkan.

Sebaliknya, menghabiskan waktu terlalu lama untuk merapikan format dokumen yang tidak mendesak mungkin tidak memberikan manfaat sebanding.

Untuk menerapkan prinsip Pareto, tanyakan kepada diri sendiri: pekerjaan mana yang paling membantu mencapai target hari ini?

Jawaban tersebut bisa menjadi pertimbangan untuk menentukan prioritas, selama tetap memperhitungkan deadline dan tanggung jawab lain yang tidak bisa ditinggalkan.

5. Pertimbangkan Besar Usaha dan Waktu Pengerjaan

Tugas yang penting dan mendesak tetap perlu dinilai berdasarkan waktu serta usaha yang dibutuhkan. Tujuannya bukan selalu mendahulukan pekerjaan yang paling mudah, melainkan memastikan semua tugas dapat diselesaikan dengan sumber daya yang tersedia.

Pekerjaan yang bisa diselesaikan dalam waktu singkat dapat dikerjakan lebih dahulu jika memang mendesak dan penting. Misalnya, mengirim dokumen yang dibutuhkan tim dalam 10 menit dapat membantu pekerjaan berikutnya berjalan lancar.

Namun, jangan sampai tugas-tugas kecil terus mengambil alih waktu karena terasa lebih mudah diselesaikan. Jika kamu selalu memilih pekerjaan ringan, proyek besar yang memerlukan konsentrasi tinggi justru berisiko tertunda hingga mendekati deadline.

Cara mengatasinya adalah memperkirakan durasi setiap tugas dan menyediakan waktu khusus untuk pekerjaan yang membutuhkan fokus panjang. Jika suatu tugas diperkirakan memerlukan empat jam, kamu bisa membaginya menjadi beberapa sesi kerja dengan target yang jelas.

Perhatikan pula kapasitas diri. Jadwal yang terlalu padat tanpa jeda akan sulit dipertahankan, terutama ketika muncul revisi atau pekerjaan mendadak.

6. Hindari Multitasking dan Tetapkan Batasan terhadap Gangguan

Ketika pekerjaan menumpuk, multitasking mungkin terlihat sebagai jalan pintas agar semuanya cepat selesai. Padahal, berpindah-pindah di antara tugas yang membutuhkan konsentrasi dapat membuat perhatian terpecah dan meningkatkan risiko kesalahan.

Contohnya, kamu sedang menyusun laporan, tetapi terus menghentikan pekerjaan untuk membalas pesan, memeriksa email, dan membaca notifikasi. Meskipun setiap gangguan hanya berlangsung beberapa menit, waktu untuk kembali memahami konteks pekerjaan dapat membuat penyelesaian tugas menjadi lebih lama.

Karena itu, terapkan single-tasking dengan memusatkan perhatian pada satu pekerjaan dalam satu waktu. Tentukan target yang jelas, misalnya menyelesaikan bagian pertama laporan sebelum memeriksa pesan berikutnya.

Kamu juga bisa menerapkan beberapa kebiasaan berikut:

• Matikan notifikasi yang tidak berkaitan dengan pekerjaan utama.

• Tentukan waktu khusus untuk memeriksa email dan pesan.

• Sampaikan kepada rekan kerja kapan kamu bisa dihubungi untuk diskusi yang tidak mendesak.

• Sisihkan waktu istirahat agar konsentrasi tetap terjaga.

• Gunakan daftar tugas untuk mencatat pekerjaan lain yang muncul tanpa langsung meninggalkan tugas utama.

Batasan tersebut bukan berarti kamu harus selalu menolak permintaan orang lain. Jika muncul keadaan darurat yang berdampak besar, evaluasi kembali prioritas dan tentukan apakah pekerjaan yang sedang dilakukan perlu dihentikan sementara.