Tech

Inilah Absensi Online yang Permudah Pekerjaan HRD

Memudahkan perusahaan dalam hal menginput data kehadiran karyawannya dan memantau berbagai aktivitas yang dilakukan oleh karyawan tersebut.


Inilah Absensi Online yang Permudah Pekerjaan HRD
Absensi online adalah perangkat lunak yang fungsinya untuk mencatat kehadiran karyawan dengan menggunakan sistem cloud yang terhubung dan secara real-time. (FOTO/iStockphoto.com)

AKURAT.CO, Absensi online merupakan istilah baru dalam dunia pekerjaan yang sudah tidak asing lagi di telinga masyarakat luas sejak beberapa tahun belakangan ini.

Perusahaan-perusahaan yang sangat mengikuti perkembangan teknologi, pastinya sudah menggunakan absensi online untuk mencatat kehadiran para karyawan perusahaannya.

Ketenaran absensi online ini dimulai saat wabah virus COVID-19 menyebar. Dengan adanya wabah yang mendunia ini, membuat perusahaan terpaksa untuk mempekerjakan karyawannya untuk work from home (WFO) sehingga sistem absensi karyawan harus berubah dari manual menjadi absensi online. 

baca juga:

Pengertian Absensi Online

 Absensi online adalah perangkat lunak yang fungsinya untuk mencatat kehadiran karyawan dengan menggunakan sistem cloud yang terhubung dan secara real-time.

Dengan sistem ini, software akan secara otomatis menyimpan data absensi karyawan tanpa perlu adanya rekapitulasi data dan terhubung dengan data lainnya sehingga penghitungan upah dapat dilakukan secara otomatis tanpa perlu repot.

Absensi online dengan sistem cloud ini juga dapat melakukan pelacakan lokasi karyawan dan dapat mengenali.

Data dari absensi kehadiran online ini dapat dilihat kapan saja asalkan perangkat yang digunakan terkoneksi dengan internet.

Hal ini menjadikan absensi online sangat membantu pekerjaan HRD perusahaan. Tidak hanya HRD saja namun karyawan juga diuntungkan karena dengan absensi online ini, memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti secara online. 

Saat proses pengajuan cuti, karyawan hanya perlu mengisi formulir cuti yang sudah tersedia di aplikasi sehingga pengajuan dan persetujuan cuti dapat dilakukan melalui aplikasi saja. 

Fitur-fitur dalam Aplikasi Absensi Online

Keunggulan yang dimiliki oleh aplikasi absensi kehadiran online terletak pada fungsinya. Fungsi tersebut dapat dilihat melalui fitur-fitur yang dimiliki aplikasi absen online.

Misalnya, absen online memiliki fungsi sebagai absen kehadiran yang dapat diakses tanpa perlu datang ke kantor, ini mengacu pada salah satu fitur di dalamnya, yakni clock in dan clock out.

Fitur-fitur dalam aplikasi ini sangat beragam dan membantu perusahaan maupun karyawan agar pekerjaannya lebih efektif. 

  • Clock In dan Clock Out

Hal yang paling mencuri perhatian publik terkait absensi online adalah dapat diakses kapan saja dan di mana saja. Dengan fakta ini, absensi online dijadikan suatu inovasi baru yang dianggap sangat membantu perusahaan dalam bidang pengelolaan kehadiran karyawannya. Maka dari itu fitur clock in dan clock out menjadi salah satu fitur unggulan pada aplikasi absen online. 

Fitur ini memiliki fungsi untuk mencatat seluruh waktu awal kerja dan selesai kerja di kantor yang telah dilakukan oleh karyawan. Pencatatan waktu ini dilakukan secara real-time sehingga data yang dihasilkan sangat akurat. Fitur ini juga dapat digunakan oleh karyawan untuk mengatur jadwal shift kerjanya hanya melalui gawai saja sehingga ini akan menghindari jumlah karyawan pada shift tertentu double. 

  • Overtime Request 

Mengajukan jadwal lembur kepada HRD menjadi salah satu prosedur yang sangat merepotkan bagi beberapa orang. Apabila dilihat dari sudut pandang karyawan, tentunya sangat menyusahkan karena karyawan harus mengatur jadwal bertemu dengan HRD guna membahas perihal lembur. Berbeda halnya, jika Anda menggunakan aplikasi absensi kehadiran online ini. Dengan adanya overtime request, karyawan dapat lebih mudah mengajukan lembur. 

Fitur ini memiliki fungsi untuk mengajukan jadwal lembur kepada HRD ketika karyawan harus lembur. Overtime request ini sangat memudahkan karyawan perihal pengajuan cuti sehingga karyawan tidak perlu datang ke ruangan HRD. 

  • Leave Request 

Perihal cuti di kantor merupakan hal yang paling merepotkan untuk karyawan serta HRD perusahaan. Hal ini karena, karyawan harus tepat menyampaikan alasan cutinya agar mendapat persetujuan untuk cuti. HRD perusahaan juga dibuat rumit karena harus mempertimbangkan alasan tersebut, masuk akal atau tidak. Akan tetapi, proses yang sangat rumit ini dapat teratasi dengan fitur leave request. 

Fitur ini yang akan digunakan karyawan saat hendak mengajukan cuti kepada perusahaan, baik itu cuti alasan yang penting, cuti sakit, dan cuti dengan alasan yang lainnya. Karyawan hanya perlu mengisi form yang sudah disediakan oleh aplikasi leave request untuk diisi dan otomatis dikirimkan kepada HRD. Artinya, ini mempermudah pekerjaan HRD karena tidak perlu repot berdiskusi dengan karyawan secara empat mata. 

  • Claim Request 

Perjalanan dinas keluar kota maupun keluar negeri memang suatu hal yang sangat membanggakan bagi karyawan. Hal ini karena karyawan merasa telah dipercayai oleh perusahaannya untuk menunjukan kinerjanya kepada orang banyak. Akan tetapi perjalanan dinas ini terkadang menguras kantong pribadi untuk menangani masalah yang terjadi. Maka dari itu, absensi kehadiran jenis online menyediakan fitur claim request agar tidak terjadi hal seperti itu. 

Fitur dalam absensi online ini bertujuan untuk membantu karyawan mengajukan reimbursement atau penggantian dana ketika karyawan mengeluarkan dana untuk keperluan perusahaan. 

Hal ini sangat mempermudah karyawan karena tidak perlu menunggu terlalu lama terkait penggantian dana dari perusahaan. 

  • My Profile 

Pencarian data tentang informasi karyawan memang merupakan hal yang merepotkan bagi HRD karena harus mencari satu data dari sekian banyak data karyawan yang disimpan. Pencarian seperti ini, akan memakan waktu yang cukup lama sehingga banyak waktu yang terbuang akibat hal tersebut. 

Fitur “My Profile” berfungsi untuk melihat serta mengubah data atau informasi karyawan pada aplikasi secara mandiri oleh karyawan itu sendiri. Informasi ini dapat diakses oleh HRD kapan saja dan di mana saja sehingga tidak perlu mencari data tentang karyawan pada file lainnya. Akan tetapi, pengubahan informasi ini hanya dapat dilakukan oleh karyawan saja, HRD tidak dapat ikut mengubahnya sehingga tidak akan terjadi manipulasi data dari HRD untuk karyawan. 

  • Pengenal Wajah 

Fitur ini berfungsi untuk mengenali wajah karyawan pemilik akun aplikasi. Apabila wajah tidak dikenali oleh sistem, tentunya Anda tidak bisa membuka apalagi melakukan absensi di dalam aplikasi. Dengan adanya fitur ini, data karyawan terkait absensi, slip gaji, dan lainnya bersifat sangat eksklusif. 

Fitur pengenal wajah dalam absensi online ini sangat akurat. Tentunya akan meminimalisir kecurangan dalam input absensi kehadiran. Maka dari itu, akan mustahil terjadi karena adanya proteksi dengan fitur pengenal wajah. 

  • Pelacak Titik Lokasi 

Absensi online ini biasanya memiliki fitur pelacak titik lokasi GPS karyawan. Dengan adanya fitur ini perusahaan dapat memantau dimana letak karyawan saat melakukan input absen kehadiran dirinya. Hal ini sangat membantu perusahaan jika karyawan sedang melaksanakan dinas di luar kota atau negeri sehingga karyawan tetap dalam pengawasan perusahaan. 

  • Integrasi Aplikasi dengan Mesin Fingerprint 

Apabila sebelumnya kantor menggunakan mesin fingerprint sebagai alat pencatat kehadiran karyawan, perusahaan dapat menggabungkan dua sistem, yakni manual dengan online untuk mencatat kehadiran karyawannya dengan cara menyambungkan mesin fingerprint dengan aplikasi. Dengan adanya fitur ini, data dari mesin fingerprint tersebut akan masuk secara otomatis ke gawai sehingga Anda dapat mengawasi kehadiran karyawan secara real-time. Fitur ini juga menjadikan Anda tidak perlu untuk membuang mesin lama Anda sehingga tidak ada barang yang terbuang. 

Keunggulan Absensi Online Berbasis Android dan iOS 

1. Absensi Online Lebih Hemat Biaya 

Absensi online hanya memerlukan aplikasi yang di unduh melalui gawai. Dengan hal ini, perusahaan hanya perlu membayar jasa pada perusahaan yang menjual produk aplikasi seperti ini atau berlangganan aplikasi absensi online.

Maka dari itu, biaya yang dikeluarkan memang cukup mahal di awal namun setelahnya kantor tidak perlu repot-repot mengganti perangkat jika rusak atau memiliki teknisi khusus untuk merawat perangkat karena semuanya sudah ada di gawai masing-masing karyawan. 

2. Pemantauan Waktu dan Kinerja Karyawan 

Absensi online melakukan pencatatan absensi karyawan secara real-time sehingga data yang masuk langsung tersimpan secara terintegrasi dan dapat dilihat oleh HRD melalui aplikasi absensi yang terkoneksi secara online. Keuntungan ini tentunya memudahkan HRD dalam memantau kehadiran yang akan mempengaruhi penilaian kinerja karyawan. Sinkronisasi data absensi karyawan menjadi lebih mudah karena semua data sudah tersimpan. 

Absensi dengan sistem online ini menggunakan fitur pengenalan wajah yang akurat dan pelacakan titik lokasi GPS untuk melakukan absensi. Hal ini menjadikan absensi dengan sistem online sulit untuk dimanipulasi datanya oleh karyawan sehingga data yang didapatkan sangat akurat dan real-time. Dengan begitu, HRD sangat mudah dalam memantau kehadiran karyawan terutama saat work from home. 

3. Minim Kecurangan 

Absensi online memiliki fitur biometrik. Fitur ini berfungsi sebagai tanda pengenal dengan anggota tubuh seperti sidik jari, bentuk mata, wajah dan lainnya. Hal ini berfungsi sebagai tanda pengenal karyawan yang ingin melakukan absen pada aplikasi di gawainya. Dengan adanya fitur ini sangat mustahil jika seorang karyawan melakukan kecurangan perihal absensi kehadiran online. 

4. Rekapitulasi Data 

Perubahan data absensi online dapat dilakukan secara otomatis oleh karyawan sehingga HRD dapat bekerja secara efisien. Penyimpanan data berbasis server cloud pada absensi online ini sangat mendukung rekapitulasi data sehingga HRD tidak perlu memindahkan data secara manual. Hal ini tentu berbeda dengan yang dilakukan absensi manual, yakni HRD harus mencatat satu persatu data kehadiran karyawannya beserta alasan jika karyawan tidak masuk bekerja. 

Demikianlah ulasan absensi online. Absensi jenis ini tentu sangat membantu Anda dalam mengoperasikan perusahaan Anda dan menghindar dari adanya kesalahan input data maupun kehilangan data. Absensi sistem mobile juga membantu Anda perusahaan Anda dan karyawan untuk menghemat waktu terkait dengan sistem administrasi perusahaan karena data-data tersebut sudah terintegrasi satu dengan yang lainnya.

 Absensi Online Berbasis Android dan iOS dari Mekari 

Mekari merupakan perusahaan yang menyediakan software, berfungsi untuk membantu perusahaan dalam menjalankan operasional perusahaan sehingga lebih produktif dan mudah. Mekari akan membantu perusahaan dalam megurus administrasi perusahaan Anda yang sangat dekat dengan kesalahan karyawan. 

Sistem kerja Mekari adalah automasi berbasis cloud yang terlengkap dan terintegrasi untuk memperbaiki sistem operasional bisnis perusahaan Anda. 

Aplikasi Talenta milik Mekari ini, memiliki fitur pelacak titik lokasi GPS karyawan. Dengan adanya fitur ini, perusahaan dapat memantau dimana letak karyawan saat melakukan input absen kehadiran dirinya. 

Hal ini sangat membantu perusahaan jika karyawan sedang melaksanakan dinas di luar kota atau negeri sehingga karyawan tetap dalam pengawasan perusahaan. 

Fitur persetujuan lembur dan persetujuan cuti sudah terintegrasi dengan sistem payroll sehingga perhitungan upah karyawan perusahaan menjadi lebih mudah. 

Dengan fakta seperti ini, pekerjaan HRD akan menjadi sangat mudah karena tidak memerlukan proses yang rumit dalam perhitungan upah karyawan perusahaan. 

Aplikasi ini tidak hanya memberikan keuntungan pada perusahaan namun karyawan juga dipermudah dengan adanya aplikasi ini. Misalnya, karyawan tidak perlu meminta email atau surat kepada HRD terkait dengan slip gajinya. 

Dengan aplikasi ini pembagian slip gaji kepada karyawan tidak perlu melalui surat elektronik namun karyawan dapat melihat slip gaji miliknya melalui aplikasi Talenta dari Mekari sehingga keuntungan ini akan sangat membantu bagi karyawan perusahaan. []