Tech

Bagikan Gaji Karyawan, Yuk Kenali Seluk-beluk Aplikasi Payroll Talenta

Sebuah program online yang dibuat untuk kebutuhan membantu pelaku usaha atau perusahaan dalam membagikan payroll atau gaji karyawan.

Bagikan Gaji Karyawan, Yuk Kenali Seluk-beluk Aplikasi Payroll Talenta
Ilustrasi payroll (FOTO/Istockphoto.com)

AKURAT.CO, Aplikasi payroll adalah sebuah program online yang dibuat untuk kebutuhan membantu pelaku usaha atau perusahaan dalam membagikan payroll atau gaji kepada para karyawannya dalam jangka waktu tertentu.

Aplikasi payroll diciptakan untuk mempermudah pekerjaan bagian administrasi atau tim HR perusahaan dalam membagikan gaji bulanan kepada seluruh karyawannya.

Perusahaan biasanya telah memiliki waktu dan tanggal tertentu dalam membagikan gaji bulanan kepada karyawan yang telah ditetapkan sebelumnya. Pembagian gaji ini biasanya dilakukan pada akhir bulan antara tanggal 25 sampai tanggal 30.

baca juga:

Setiap karyawan akan menerima gaji bulanan sesuai dengan kinerja mereka yang ditetapkan berdasarkan rekap dari absensi harian, jam lembur, banyaknya cuti atau izin kerja, pajak, asuransi, dan lain-lain.

Prosedur Terstruktur dalam Rekapan Data Penggajian Karyawan

Dalam membagikan upah, tim HR harus mengikuti prosedur-prosedur yang terstruktur untuk bisa mendapatkan rekapan data yang bisa digunakan untuk menentukan upah dari setiap karyawannya. Prosedur tersebut adalah:

1. Pra-penggajian

Prosedur pertama yang harus dilakukan tim HR adalah proses pra-penggajian. Dalam proses ini, tim HR akan melakukan pemeriksaan data setiap karyawannya terkait hal-hal seperti absensi, jam lembur, jumlah libur, dan hal-hal terkait kinerja dan produktivitas karyawan lainnya.

Data-data tersebut akan menjadi acuan utama perusahaan dalam memberikan gaji kepada setiap karyawan.

Setelah data-data personal tersebut telah terkumpul, tim HR harus melakukan validasi data dan analisis ulang untuk memastikan apakah data tersebut telah sesuai atau belum. Proses ini berguna untuk meminimalisir kesalahan rekap data.

Data personal tersebut juga berguna untuk melihat kinerja dan produktivitas setiap karyawan, dan bisa digunakan tim HR dalam menentukan bonus, promosi jabatan, atau bahkan PHK terhadap para karyawannya.

2. Penggajian

Setelah semua data karyawan telah terkumpul dan telah divalidasi ulang, maka proses selanjutnya adalah tahap pembagian gaji terhadap karyawan.

Sebelum gaji dapat diberikan, perusahaan harus menghitung pemotongan gaji yang diperlukan kepada setiap karyawan.

Pemotongan ini terdiri dari Pajak Penghasilan (PPh), asuransi, BPJS Kesehatan, dan BPJS Ketenagakerjaan.

Jadi, gaji yang diterima setiap karyawan tersebut sudah bersih dari segala macam potongan. Karyawan juga akan menerima slip gaji yang berisi informasi detail mengenai uraian gaji mereka.

3. Pasca-penggajian

Setelah gaji telah dibagikan kepada setiap karyawan, maka proses yang perlu dilakukan selanjutnya adalah membuat rekapan data mengenai gaji tersebut.

Rekapan ini berisi tentang semua informasi dan transaksi terkait pembagian gaji yang telah dilakukan. Data ini akan digunakan oleh perusahaan untuk membuat pembukuan keuangan.

Selain itu, tim HR dan administrasi juga harus membuat dan mengirimkan laporan mengenai pembagian gaji tersebut kepada lembaga pemerintahan sesuai dengan bidang perusahaan.

Awalnya, tim HR harus merekap data-data tersebut secara manual terlebih dahulu untuk bisa menentukan gaji yang akan diberikan perusahaan kepada para karyawannya. Pekerjaan ini membutuhkan waktu yang lama dan juga rentan akan terjadinya kesalahan.

Kesalahan ini bisa terjadi karena banyaknya data yang harus direkap dan jangka waktu yang terbatas, membuat tim HR menjadi kewalahan dan terburu-buru dalam merekap data tersebut sebelum waktu pembagian gaji.

Namun berkat adanya teknologi yang semakin berkembang saat ini, sebagian besar pekerjaan tersebut bisa ditangani secara otomatis menggunakan sistem dari aplikasi payroll.

Sistem ini merupakan bagian dari fitur HR software yang berguna untuk menghitung gaji karyawan secara otomatis.

Aplikasi payroll bisa menentukan gaji karyawan secara otomatis karena aplikasi ini terintegrasi secara langsung dengan fitur-fitur lainnya di HR software seperti absensi.

Jadi, input dari karyawan melalui HR software akan terhubung secara langsung dengan sistem payroll tanpa perlu adanya campur tangan dari manusia.

Hal ini membuat sistem payroll memiliki banyak keunggulan dibandingkan dengan metode manual. Selain lebih hemat waktu dan efisien, sistem ini juga membuat tingkat akurasi yang tinggi dan minim akan terjadinya kesalahan data. Karyawan juga bisa melihat uraian mengenai gaji bulanannya secara detail melalui aplikasi ini.

Keterangan seperti jumlah gaji yang diterima, uang lembur, uang makan, uang transportasi, pajak, BPJS kesehatan dan ketenagakerjaan, tunjangan, dan hal-hal yang biasa ditemukan dalam slip gaji bisa dilihat dan diakses oleh karyawan yang bersangkutan dengan mudah. Karyawan tersebut hanya perlu mengakses aplikasi payroll melalui gadget mereka seperti smartphone atau komputer secara online kapan saja dan di mana saja.

Manfaat dan Keunggulan Aplikasi Payroll

Aplikasi payroll mempunyai berbagai macam manfaat dan keunggulan untuk perusahaan dalam membagikan gaji bulanannya kepada setiap karyawan. Manfaat dan keunggulan tersebut diantaranya adalah:

1. Menghitung Jumlah Gaji Beserta Potongannya

Aplikasi payroll bisa menghitung gaji setiap karyawan secara otomatis karena telah terintegrasi dengan data personal karyawan.

Setelah gaji kotor tersebut telah terhitung, aplikasi juga akan secara otomatis menghitung potongan seperti pajak PPh, asuransi, dan BPJS. Gaji bersih tersebut kemudian akan dikirimkan secara otomatis ke rekening setiap karyawan.

Karyawan juga bisa melihat slip gaji mereka secara digital melalui aplikasi ini. Selain lebih mudah diakses, slip gaji digital ini juga mempunyai tingkat keamanan yang tinggi, karena hanya orang-orang bersangkutan saja yang bisa melihat dan mengaksesnya.

Tim HR juga bisa mengakses semua informasi tersebut untuk kebutuhan pembukuan keuangan perusahaan nantinya.

2. Menyimpan Data Secara Otomatis

Aplikasi payroll juga mampu menyimpan data-data karyawan secara otomatis. Selain lebih mudah untuk diakses, data-data ini juga tersimpan secara digital dan tidak membutuhkan ruangan khusus untuk menyimpan data layaknya data dalam bentuk fisik.

Data-data ini juga dilindungi dengan keamanan yang tinggi dari sistem yang terdapat di aplikasi tersebut, membuatnya tidak mudah bocor maupun dicuri oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

3. Lebih Hemat Anggaran dan Dapat Disesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan

Aplikasi payroll merupakan salah satu bagian dari HR software. Artinya, perusahaan bisa memilih fitur yang terdapat dalam aplikasi ini sesuai dengan kebutuhan mereka.

HR software sendiri memiliki tiga jenis berbeda, yaitu Human Resource Information System (HRIS), Human Capital Management (HCM), Human Resource Management System (HRMS) yang masing-masing juga mempunyai kelengkapan sistem payroll yang beragam.

Perusahaan bisa memilih jenis yang paling cocok dan pas untuk mereka tergantung banyaknya karyawan dan kompleksitas perusahaan.

Selain itu, menggunakan aplikasi digital juga lebih menghemat anggaran daripada harus menggunakan cara manual yang membutuhkan banyak kertas, printer, tinta, dll.

Aplikasi digital juga tidak memerlukan biaya penyusutan layaknya printer atau alat-alat lainnya yang akan semakin menurun kondisinya dan perlu untuk diganti.

4. Layanan Self-Service

Aplikasi payroll juga menyediakan layanan self-service kepada para karyawan untuk melihat dan mengakses data personal mereka secara langsung dan mudah.

Informasi seperti absensi, jumlah gaji, jam kerja, bonus, pajak, dan hal-hal lainnya bisa diakses oleh setiap karyawan dengan mudah melalui gadget mereka secara online.

Selain itu, layanan ini juga memberikan fitur yang memungkinkan karyawan untuk mengajukan sesuatu seperti pengajuan cuti atau jam lembur kepada tim HR secara otomatis dan real-time.

5. Berbasis Cloud

Sistem yang terdapat di aplikasi payroll mempunyai basis cloud, artinya segala macam informasi yang terdapat di aplikasi tersebut bisa diakses kapanpun dan dimanapun melalui smartphone atau komputer secara online.

Sistem cloud ini juga akan selalu terupdate secara otomatis jika karyawan atau tim HR memasukkan atau mengganti informasi yang sudah ada secara real time tanpa adanya delay.

6. Mampu Membuat Laporan Sesuai Kebutuhan secara Otomatis

Semakin banyaknya karyawan dalam suatu perusahaan, maka rekap laporan untuk payroll juga akan semakin rumit dan kompleks.

Aplikasi payroll berguna untuk membantu tim HR dan akuntansi dalam membuat rekap dan laporan tersebut, Aplikasi ini mampu membuat laporan berdasarkan data-data yang telah diinput sebelumnya secara otomatis.

Selain lebih hemat waktu, metode ini juga lebih praktis dan mempunyai akurasi yang tinggi. Aplikasi tersebut biasanya telah dilengkapi dengan fitur Artificial Intelligence (AI) yang mampu membuat laporan data tanpa adanya kesalahan seperti yang sering ditemukan saat membuat laporan manual.

Salah satu aplikasi payroll yang terpercaya dan sudah banyak digunakan oleh perusahaan adalah https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-payroll/.

Fitur payroll yang terdapat dalam Talenta mampu memberikan otomatisasi yang bisa mempermudah perusahaan dan meringankan pekerjaan para tim HR dalam menangani pembagian gaji.

Aplikasi Talenta juga bisa dijangkau dengan mudah melalui smartphone Android maupun iOS, membuatnya lebih fleksibel untuk digunakan.

Talenta memberikan fitur payroll yang lebih praktis untuk tim HR karena seluruh data kehadiran sudah terintegrasi dalam aplikasi ini.

Pengiriman gaji melalui aplikasi Talenta juga gratis dan tidak memiliki biaya admin. Selain itu, Talenta juga memberikan fitur-fitur lain yang terintegrasi dengan fitur payroll. Fitur-fitur tersebut diantaranya adalah:

  • Mobile Self Service

Fitur ini memungkinkan tim HR untuk mengetahui informasi dari para karyawan yang hadir, izin, cuti dan lain-lain dengan cara menginstall aplikasi Talenta pada smartphone masing-masing karyawan.

Karyawan nantinya akan melakukan absensi berkala lewat aplikasi ini untuk nantinya dapat diketahui oleh perusahaan.

  • Penjadwalan Tugas

Fitur kalender dapat memberikan informasi kepada karyawan terkait jadwal pekerjaan mereka terkait jam kerja, jenis pekerjaan, dan lain-lain. Tim HR juga bisa memberikan tugas khusus kepada para karyawan melalui dasbor dari talenta.

Di sisi lain, karyawan dapat dengan mudah menemukan informasi tentang pekerjaan yang akan mereka lakukan di masa mendatang, yang tentunya juga memberikan kemudahan kepada para karyawan karena tidak perlu repot-repot bertanya tentang pekerjaan mereka.

  • Pembayaran Uang Lembur

Karyawan juga bisa mendapatkan hak uang lembur secara otomatis dengan hitungan lembur dari aplikasi Talenta. Waktu lembur ini akan dihitung jika karyawan masih melakukan pekerjaannya setelah waktu yang sudah ditetapkan perusahaan.

  • Absensi dan Data Kehadiran

Fitur absensi dalam talenta bisa dilakukan dengan sangat mudah. Karyawan bisa melakukan absensi secara mandiri dengan mengaktifkan fitur GPS pada ponsel mereka.

Tersedia juga fitur pengenalan wajah yang bisa memvalidasi absensi dari para karyawan. Fitur tersebut bisa digunakan tim HR untuk memantau apakah karyawan benar-benar melakukan tugasnya atau tidak.

  • Pengajuan Cuti

Karyawan dapat dengan mudah mengajukan jadwal cuti melalui aplikasi Talenta. Setelah itu, tinggal menunggu persetujuan atasan atau HR. Hal tersebut tentunya juga memudahkan tim HR dalam memantau karyawannya yang ingin mengajukan cuti dengan lebih mudah. []